كيفية ادارة الوقت بفاعلية: ما هي مهارات ومعوقات ادارة الوقت

تعلم عناصر مهارات إدارة الوقت واهميتها سنوضح لكم اليوم تأثير ادارة الوقت والاولويات على معدلات النجاح للاطفال والطلاب وفي العمل كما جاء في كتاب ادارة الوقت للدكتور ابراهيم الفقي ورأي طارق السويدان الذي ذكره في كتابه فن إدارة الوقت ، وأيضا كتاب “إدارة الوقت بين التراث والمعاصرة” للكاتب محمد أمين شحادة وغيرها من كتب التنمية البشرية، وقد أوضحنا لكم مسبقا تأثير إدارة الوقت على مؤشرات kpi التي تقيس آداء الموظفين في سوق العمل، وعلى معدلات نجاح المشاريع التجارية والأهداف التي من المفترض تحقيقها والتي تحدد في دراسة الجدوى والخطة التسويقية للمشروع، حيث يبحث الكثير من الناس من مختلف الفئات عن أسهل السبل للوصول إلى أهدافهم المنشودة وتحقيق أفضل النتائج الممكنة دون النظر إلى قيمة وأهمية تنظيم الوقت في سبيل تحقيق ذلك وهو ما يعرضهم للفشل بنسبة كبيرة جدا إذا لم يتداركوا الخطأ الذي وقعوا فيه وبدأوا في العمل على تصحيحه على الفور.

ما هو فن ادارة الوقت؟

يمكننا أن نعرف مصطلح ادارة الوقت على أنه الاستخدام الأمثل للوقت في سبيل الوصول إلى أهداف محددة عبر الدراسة والتخطيط الدقيق واستغلال جميع الإمكانيات المتوفرة لتحقيق أقصى استفادة ممكنة من الوقت المتاح وفي نفس الوقت تحقيق أفضل النتائج، وقد تطرقت جميع الأديان السماوية إلى فوائد الوقت في حياتنا وأهمية استغلال الوقت وإدارته كما نوضح لكم فيما يلي:

1. إدارة الوقت من المنظور الإسلامي

شددت تعاليم الدين الإسلامي على أهمية الوقت، وقد جاءت العديد من الآيات القرآنية التي تحض على تنظيم الوقت والمحافظة عليه وعدم إهداره فيما لا يفيد على اعتبار أن الله عز وجل سيحاسبنا على كل دقيقة تمر من أعمارنا دون الاستفادة منها، كما أكد القرآن أن الإنسان لن يحقق إلا ما يسعى له بجد واجتهاد، وجاءت الأحاديث النبوية لتؤكد نفس المعنى، مثل:

• عن ابن عباس رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: “نِعمتان مغبونٌ فيهما كثيرٌ من النَّاسِ: الصِّحَّةُ والفراغُ” [صحيح البخاري: 6412].
• عن معاذ بن جبل رضي الله عنه قال: قال رسول الله صلى الله عليه وسلم: ‎”لنْ تَزُولَ قَدَما عبدٍ يومَ القيامةِ حتى يُسْأَلَ عن أَرْبَعِ خِصالٍ: عن عُمُرِهِ فيمَ أَفْناهُ؟ وعَنْ شَبابِه فيمَ أَبْلاهُ؟ وعَنْ َمالِهِ من أين اكْتَسَبَهُ؟ وفيمَ أنْفَقَهُ؟ وعَنْ علمِهِ ماذا عمِلَ فيهِ” [صحيح الترغيب للألباني: 3593].
• قال تعالى: “وَأَنْ لَيْسَ لِلْإِنْسَانِ إِلَّا مَا سَعَى” [النجم: 39].

2. ايات من الكتاب المقدس عن ادارة الوقت

وبعد أن أوضحنا لكم إدارة الوقت من المنظور الإسلامي، سننتقل الآن للحديث عن الآيات التي نزلت في الكتاب المقدس للتعبير عن أهمية ادارة الوقت وهي كالتالي:

• “لِلْبُكَاءِ وَقْتٌ وَلِلضَّحْكِ وَقْتٌ” (سفر الجامعة 3: 4)
• “لِكُلِّ شَيْءٍ زَمَانٌ، وَلِكُلِّ أَمْرٍ تَحْتَ السَّمَاوَاتِ وَقْتٌ” (سفر الجامعة 3: 1)
• “مُفْتَدِينَ الْوَقْتَ لأَنَّ الأَيَّامَ شِرِّيرَةٌ” (رسالة بولس الرسول إلى أهل أفسس 5: 16)
• “اُسْلُكُوا بِحِكْمَةٍ مِنْ جِهَةِ الَّذِينَ هُمْ مِنْ خَارِجٍ، مُفْتَدِينَ الْوَقْتَ” (رسالة بولس الرسول إلى أهل كولوسي 4: 5)

ما هي فوائد و اهمية ادارة الوقت

تكمن أهمية ادارة الوقت وتنظيمه في إتاحة القدرة على تنفيذ أكبر قدر ممكن من الأهداف المحددة أو المهمات التي من المفترض القيام بها في الوقت المحدد لذلك من خلال استغلال الوقت بشكل مثالي، فإذا أخذنا على سبيل المثال اهمية تنظيم الوقت للطالب ، فسوف نجد أن ذلك السلوك سيفيد الطلاب في حياتهم العلمية من حيث قدرتهم على الانتهاء من جميع الفروض المدرسية في مواعيدها المحددة وعدم تأجيلها إلى أوقات أخرى مما سيرفع من مستواه العلمي ودرجات تحصيله الدراسي، وفي نفس الوقت سيتيح للطالب أن يكون له حياة اجتماعية حقيقية والتفاعل مع العائلة والأصدقاء، وسوف يجد الطالب وقت فراغ للخروج والترفيه عن نفسه.

أهمية إدارة الوقت في مجال العمل الوظيفي

الكثير منا لا يقدرون فوائد ادارة الوقت وتنظيمه في بيئة العمل والتي تنعكس بشكل مباشر معدلات النجاح أو الفشل التي يتم تحقيقها، حيث أن احترام وادارة الوقت هي كلمة السر في حياة الناجحين بشكل عام، كما أنه يعتبر عاملا أساسيا من العوامل التي يجب مراعاتها عند عمل دراسة جدوى لأي مشروع، وللأسف فإن الأغلبية العظمى من العاملين والموظفين في دول العالم العربي لا يحترمون الوقت ولا يقدرون قيمته وبالتالي فإنهم يتعرضون للخسائر المستقبلة سواء كانوا موظفين أو أصحاب أعمال، وسوف نوضح لكم الآن تأثير وأهمية إدارة الوقت في مجال العمل الوظيفي:

• رفع كفاءة مستوى الإنتاج: إذا احترم العمال قيمة الوقت المخصص لآداء العمل دون الإنشغال بآداء أعمال أخرى فإنهم بالطبع يستطيعون رفع إنتاجية الشركة أو المصنع مما ينعكس على معدلات الأرباح.
• تخفيف ضغوط العمل: حيث ان ادارة الوقت تتيح للعمال استغلال الوقت المتاح بالشكل الأمثل، مما يمكنهم من آداء الأعمال المطلوبة في الأوقات المحددة لها، وبالتالي لا يضطر العامل إلى وضع نفسه تحت ضغط نفسي وعصبي لإنهاء أعماله.
• تقليل معدلات الخطأ: وهي نتيجة مباشرة لتخفيف ضغوط العمل على العمال، حيث أنه من المعروف أن الضغط يولد الأخطاء، وبالتالي فإن تخفيف الضغوط تحد من حدوث الأخطاء.
• توفير الموارد: ادارة الوقت تتيح لصاحب العمل وضع البرنامج الأمثل لتنفيذ أهداف الشركة وتطويرها مع استغلال كافة الموارد المتاحة وعدم إهدار أي مورد فيما لا يفيد.
• إتاحة وقت فراغ: يشكو معظم الموظفين في العصر الحالي من القضاء على حياتهم الاجتماعية بسبب ساعات العمل الكثيرة، ولذلك فإننا ننصحهم بادارة الوقت الخاص بهم للإنتهاء من أعمالهم المطلوبة في وقت أقل، وبالتالي يتاح لهم وقت فراغ لقضائه مع العائلة أو في ممارسة هواياتهم.
• رفع كفاءة العمال: حيث أن ادارة الوقت في بيئة العمل تتيح للعمال الوقت للعمل على تطوير أنفسهم ورفع كفاءتهم من خلال أخذ الدورات التدريبية في مجال العمل.

اهم مهارات ادارة الوقت

جميعنا لا نمتلك أكثر من 24 ساعة في اليوم الواحد، 60 دقيقة في كل ساعة، 60 ثانية في كل دقيقة، لكن طريقة إدارة هذا الوقت المحدود والمتاح هي التي تختلف من شخص إلى آخر، وهي التي تخلق الفروق الفردية بين الأفراد الذين يوضعون في نفس الظروف، وتجعل من أحدهم قائد ورجل أعمال مميز ومؤثر في العالم مثل “ستيف جوبز وإيلون ماسك وبيل جيتس”  وتجعل من الآخر مجرد موظف في شركة يملكها قائد مميز، ويمكننا أن نحدد مهارات ادارة الوقت في عدد من النقاط مثل:

1. احترام الوقت

دائما ما تقترن صفة احترام الوقت بالأشخاص الناجحين في جميع المجالات سواء كانوا طلاب أو موظفين أو أصحاب أعمال، ويعتبر هذا السلوك من السلوكيات المكتسبة والتي ترتبط بالشخص في جميع الأنشطة التي يقوم بها خلال اليوم، كما أن هذا السلوك يعطي انطباع عن مدى التزام الشخص وجديته في آداء أعماله مما يضمن له النجاح بشكل عام، ويعرف عن الأشخاص الذين يحترمون وقتهم أنهم يحترمون أوقات الآخرين بنفس القدر ولذلك فهم يكتسبون ثقة الجميع سواء في بيئة العمل أو في الحياة الخاصة.

2. ترتيب الأولويات

قسم الرئيس الأمريكي الأسبق “دوايت أيزنهاور”، الأولويات في حياتنا إلى 4 فئات حسب درجة أهميتها، فيما يعرف بمصفوفة أيزنهاور وهي “هام وعاجل، هام وغير عاجل، غير هام وعاجل، غير هام وغير عاجل”، بحيث يتم وضع كل نشاط تكون مطالب بتنفيذه تحت أحد هذه التصنيفات والعمل على هذا الأساس، وإذا بدأت في استخدام مصفوفة أيزنهاور في ادارة الوقت خلال يومك العادي سوف تجد أنه ظهرت أمامك 4 أنواع من الأنشطة أو المهام يتم التصرف فيها على النحو التالي:

1. هام وعاجل: هي المهام التي يجب البدء في تنفيذها على الفور والانتهاء منها في أسرع وقت لأن التأخير فيها يسبب ضرر كبير.
2. هام وغير عاجل: هي المهام التي يمكن تأجيلها لبعض الوقت ووضع جدول زمني لتنفيذها بعد الانتهاء من المهام العاجلة، ولكنها أيضا أنشطة مهمة جدا وعدم تنفيذها يعرضك لضرر كبير.
3. غير هام وعاجل: هي الأمور والأنشطة التي تكون مضطرا إلى تنفيذها بشكل يومي رغم أنها غير هامة مثل الرد على التليفون.
4. غير هام وغير عاجل: وهي المهام التي يمكن إلغائها نهائيا دون التأثر بأي ضرر.

معوقات استغلال ميزة ادارة الوقت

يعاني الكثيرين من فشل الخطط والبرامج التي يضعونها لتنفيذ مهمة محددة أو الوصول إلى هدف معين، وتتعدد أسباب ذلك الفشل ما بين أسباب شخصية بسبب سلوك الشخص نفسه، وأسباب قهرية خارجة عن إرادة الشخص، ويمكننا تحديد أغلب معوقات خطط ادارة الوقت في حياتنا في عدد من النقاط وهي كالتالي:

1. عدم التركيز: حيث يتسبب عدم التركيز في استهلاك وقت أكثر من المحدد لتنفيذ المهمة المطلوبة، ولذا فإننا ننصح بأن تركز في عمل واحد دون الانشغال بأي أنشطة أخرى حتى الانتهاء منه بالكامل ثم البدء في نشاط جديد.
2. عدم الالتزام بالبرنامج: يتصف العديد من الأشخاص بصفة الكسل وهي الصفة التي تجعلهم لا يلتزمون بالبرنامج الذي وضعوه لتنفيذ المهمات المطلوبة منهم، وتضييع أوقاتهم في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي أو التحدث مع الآخرين وغيرها من وسائل التشتيت.
3. التعرض لمشكلات شخصية: الكثيرين منا لا يقدرون على الفصل ما بين حياتهم العملية وحياتهم الشخصية، ولذلك فإن المشكلات الشخصية التي تحدث معهم خارج بيئة العمل تؤثر على معدل انتاجيتهم وبالتالي يفشلون في تحقيق الأهداف في أوقاتها المحددة.
4. عدم الالتزام بمواعيد العمل: يجب على كل شخص أن يلتزم بالمواعيد المحددة للعمل إذا ما أراد الوصول إلى أهدافه وتنفيذ المهام المطلوبة منه وعدم الإخلال بالبرنامج المحدد.
5. مشكلات إدارية: من الممكن أن يرجع سبب الفشل في تنفيذ برنامج العمل إلى ضعف الإدارة، حيث يوجد الكثير من المديرين الذين لا يتصفون بصفة القيادة مما يؤثر على آداء فريق العمل بالكامل بسبب ضعف التخطيط وعدم وجود رؤية مستقبلية.
6. ضعف التخطيط: قد يفشل برنامج آداء المهام أو الأنشطة الخاصة بالأفراد بسبب كونه لا يتناسب مع القدرات الشخصية لهم وذلك يرجع إلى ضعف التخطيط بالمقام الأول، مثل اعتقاد الفرد بأنه قادر على إنهاء مهمة محددة خلال ساعة واحدة في حين أنها تحتاج إلى 4 ساعات على الأقل لتنفيذها بدقة.
7. أسباب أخرى: وهي الأسباب القهرية والتي لا يكون للشخص يد فيها مثل الازدحام المروري وعدم توفر المواصلات وحدوث الكوارث الطبيعية وغيرها من الأسباب التي تؤثر بشكل مباشر على الآداء العام وتتسبب في فشل برنامج العمل كليا أو جزئيا.